Diagrama de flujo acumulado, una herramienta de monitoreo

 Una de las herramientas para visualizar datos que revisamos en el post anterior correspondía al gráfico CDF o diagrama de flujo acumulado, el cual tiene una utilidad particular en la aplicación de metodologías lean o esbeltas.

Partamos por lo básico, CDF es Cumulative Distribution Function o función de distribución acumulativa, simplemente traducido como flujo acumulado y como su nombre lo señala al ser acumulativo necesitamos idealmente más de 50 datos en total, pudiendo ser de diferentes características, no tiene sentido acumular 2 o 3 datos. 

Esta herramienta muestra una proporción de observaciones que son menores o iguales a la totalidad de valores obtenidos. Para esto los valores se muestran en el eje x y la proporción en el eje y. En este gráfico se puede observar los límites de control, sin embargo no veremos eso.

Para la mejora de procesos y las metodologías de mejora continua, incluso para la gestión de proyectos podemos utilizar el Diagrama de Flujo Acumulado para:

• Visualizar los WIP (work in progress)
• Compararlo con los trabajos terminados y los que aún no se inician o backlog. 

Como podemos observar a simple vista nuestra acumulación o flujo acumulado corresponde a todo el trabajo del departamento x, el cual naturalmente de acuerdo con sus funciones va recibiendo órdenes de trabajo sin esperar a que termine el anterior, poniendo el trabajo en la fila.

Para esto en el eje x agregaremos las fechas o semanas o días en orden cronológico, mientras que en el eje y se incorporará el número de trabajos o tareas, idealmente respetando las etapas de un tablero Kanban para proyectos, es decir “por hacer, haciendo y hecho”.

Si observamos este gráfico, la tarea R llega al número 4 del eje Y, es decir, llega la orden de hacer la cuarta tarea la semana del 08/01/2022; mientras que en HECHO llega al número 4 el 05/02/2022.

Por lo tanto, podemos visualizar nuestro ciclo de trabajo de manera muy simple, señalando que en este punto el tiempo de entrega o lead time es de casi un mes o que simplemente este proceso asignado el 08/01/2022 toma un mes en entregarse. 

Si observamos los WIP podemos ver que llega a la tarea 4 el 22/01/2022 (se empieza trabajar) y considerando que llega a hecho el 05/02/2022, que nuestro tiempo de ciclo es de un poco más de 2 semanas

Sin embargo, si observamos el inicio del gráfico podemos observar que para llegar al 1 o entregar el primer trabajo, tomó solo 2 semanas y que estamos entregando en cuatro, teniendo un tiempo muerto o de espera de 2 semanas, esta variación puede y debe ser investigada.

Por su parte, en el centro o con color Naranjo, podemos observar las WIP, mostrando que el trabajo no fluye de manera pareja generándose acumulaciones de trabajos en proceso superiores a las órdenes de entrada en color gris generando un tiempo de entrega variable.

Idealmente las entradas o backlog deben ser casi iguales a los trabajos en proceso o en una traducción simple el trabajo debe terminarse con la misma rapidez con la que llegan nuevas órdenes.

Con este gráfico podemos MONITOREAR múltiples tareas similares que se hacen en paralelo, evitar que nuestros WIP o tareas no iniciadas se disparen, procurando tener una proporción adecuada entre las nuevas tareas asignadas y las que están en proceso y a la vez reflejando todos los avances que se han hecho es decir los trabajos o productos terminados.

Es decir nos muestra el flujo pero solucionar los problemas o hacer fluir el trabajo sigue dependiendo de los que hacen la pega y honestamente, es un cacho hacer el tablero ya sea con software estadístico o un simple Excel, considerando que la gracia de un tablero de control es que se entienda y controlar a tiempo, no ex post. 

Kanban, una metodología ágil para la gestión de proyectos.

Las metodologías ágiles han llegado para quedarse y aunque no siempre son la mejor opción, al ser una tendencia, se busca aplicarlas a diversos ámbitos, incluida la administración pública.

Primero, señalo que no siempre es la mejor opción ya que en la búsqueda de generar valor o entregar el producto suele no tomar importancia a etapas claves en el contexto de la gestión pública como por ejemplo la documentación (creación y control). En el peor de los casos, si los desarrolladores de un sistema informático no documentan su trabajo, sus sucesores la pasan pésimo o si se pide por ley de transparencia respaldos a las etapas de un proyecto, se puede pasar un mal rato.

Se entiende su aplicación en el sector privado, considerando que las metodologías ágiles tienen su origen en las start-ups, cuyo objetivo es generar valor en el corto plazo o aumentar rápidamente su valoración en el mercado para una venta de la empresa (el negocio es el negocio), pero en una organización pública en que, entre sus valores fundamentales se encuentra la transparencia y la toma de decisiones debidamente fundadas y respaldadas, puede jugar algo en contra.

Sin perjuicio de esto, podemos tomar lo positivo de las metodologías ágiles y aplicarlos a los proyectos en organizaciones públicas, ya que no son fórmulas químicas o matemáticas y como cualquier metodología, debe considerar el contexto en su aplicación.

Luego de este descargo de responsabilidad veamos Kanban en gestión de proyectos.

Recordemos que un proyecto es un esfuerzo temporal para llevar adelante un producto un servicio a un resultado único con un principio y un final claramente definido. un proyecto, puede ser dividido en etapas o un conjunto de procesos, que lamentablemente, no siempre es lineal, ya que cada etapa puede tomar distintas plazos o correr en paralelo o tener que esperar que se finalice una actividad precedente o esperar múltiples actividades precedentes, es decir, muchas de las actividades en el sector público de implementación de nuevos procesos, sistemas o ideas, son proyectos.

A esto hay que sumarle, que normalmente, en una organización hay múltiples proyectos paralelos con diferentes estados de avance, es decir el control es una chacra o una batalla diaria con múltiples involucrados, responsables e interesados.

Un pequeño infierno, por lo que se hace necesario un enfoque metodológico para gestionar un proyecto o una cartera de estos, la documentación asociada y sus respectivos avances.

El Kanban nace en la industria japonesa como tarjetas para controlar los inventarios, en la búsqueda de disminuir o hacer desaparecer las existencias que se almacenaban, al ser desperdicios (mudas), considerando que es capital o valor inmovilizado de la empresa.

En su adaptación a la gestión de proyectos, pasa de una tarjeta adosada a una pieza o producto, a un tablero en que se encuentran demarcadas las etapas de un proyecto.

La división mas usada es “POR HACER, HACIENDO, HECHO” aunque también puedes agregar TESTEANDO antes de HECHO, en fin, puedes adaptarlo como quieras siempre que mantenga su simpleza y refleje el avance lógico. Las tareas del proyecto se redactan en post it para luego pegarlos en POR HACER e irlos avanzando a medida que el trabajo fluya. es importante que se mantenga simple, por lo que no hay que hacer tarjeta a cada detalle.

 Con este Kanban lograras:

• Visualizar el flujo de trabajo.
• Identificar los productos en proceso (WIP: Work in progress)
• Limitar los WIP, para no iniciar nuevas actividades hasta que hayas avanzado algunas.
• Identificar los cuellos de botella, que normalmente está asociado a un proceso particular alguna persona.
• Inspeccionar o adaptar las etapas de un proceso.
• Finalmente, en el caso de que exista muchos proyectos en una misma etapa, ordenar por los que entreguen mayor valor, privilegiando su avance.

En la imagen, un tablero en que cada color puede estar asociado a un proyecto.

El Kanban puede desarrollarse en plataformas tecnológicas especializadas para esto, como en un sencillo Excel o simplemente en un papel mural, lo que a ti te sea útil. Si le sumas un buen project chárter a cada proyecto, listo para el éxito.

Gráficos para datos continuos

 Los datos continuos se caracterizan por venir de elementos de medición como  puede ser la medición de temperatura, edad, monto, distancia o tiempo de un ciclo y Consecuentemente se representan a través de datos numéricos mayormente. 

Los gráficos recomendados para visualizar la información de estos son:

1. Para mostrar qué tan frecuentemente ocurren los hechos:

Con al menos 50 datos:

• Para mostrar un conteo como barras, se recomienda la utilización de un histograma.
• Para mostrar el conteo como puntos en una curva, se recomienda la utilización de un gráfico de polígono o polígono de frecuencias.

Comparativa entre Histograma y Polígono de frecuencias. 

• Para mostrar la acumulación de ocurrencia de un hecho registrado en datos, se recomienda el uso de gráficos cdf y gráfico de porcentajes. El cdf tiene un uso adaptado muy bueno que merece post propio... 

Para una cantidad de datos cualquiera:

• Para  mostrar los valores actuales, se recomienda el diagrama de tallo y hoja. 

El gráfico de tallo y hoja es uno de mis favoritos, lo encuentro muy zen, es una representación gráfica de datos y frecuencias solo con números que nace en la computación de vieja escuela, antes de poder hacer los gráficos. En el cuadro podemos observar los datos de edad de una población de 1 a 66 años, en que los menores de 10 son mayoría. 

• Para resumir datos y patrones absolutos, se recomienda el uso de gráficos de caja y bigotes.

Para pocos datos:

• Usar el grafico de puntos.

2. Para mostrar como una variable cambia mientras otra, usualmente al mismo tiempo, aumenta: 

• Si solo es en un periodo de tiempo o intervalo relativamente corto, se recomienda el gráfico de barras o un gráfico de puntos.

• Para analizar o monitorear la variación del proceso: si hay suficientes datos para los límites de control, obviamente el gráfico de control, si no hay suficientes datos para los límites de control, el Run Chart o gráfico de ejecución.

• Para mostrar fluctuaciones en cada periodo de tiempo gráfico de velas.

Utilizado en finanzas para mostrar variaciones en días o semanas, siempre en bicolor con de acuerdo a la tendencia si fue al alza o a la baja, pienso su aplicación a una tarea en el sector público fuera del financiero y no lo encuentro...

• Para todo lo demás gráfico de líneas.

3. Para buscar la relación entre dos variables.

• Se recomienda el gráfico de dispersión. 

En el podemos observar la correlación entre el eje x y el eje y, que puede ser positiva, es decir, la variable de respuesta aumenta a medida que el factor de influencia lo hace o es negativa, la variable de respuesta disminuye a medida que el factor aumenta. Quizás simplemente no hay correlación. RECUERDA: CORRELACIÓN NO IMPLICA CAUSALIDAD. 

Hay herramientas por montones, teniendo claro la naturaleza de tus datos y fundamentalmente el consumidor de la información, puedes armar un tablero que impacte.

Visualización de datos para atributos o simplemente gráficos para etiquetas o clasificaciones

Una de las primeras acciones que tenemos que tomar cuando pretendemos analizar los datos y mostrarlos con herramientas visuales o gráficos, es entender la naturaleza del dato o unidad de información que presentaremos.

No es lo mismo presentar resultados de instrumentos de medición o resultados de extracción de datos por herramientas informáticas como por ejemplo tiempo total de un proceso medido por software o un número total de aprobaciones de un proceso automatizado masivo (aka IFE), versus la recolección de opiniones ya sea de los usuarios de un servicio por medio de en una encuesta o de un KPI basado en pautas de “correcto o incorrecto, aprobado, no aprobado, bueno, regular, malo, etc.,” tomados y registrados por la misma unidad dueña o ejecutora del proceso.

Hay técnicas para analizar la repetibilidad y reproductibilidad del proceso, conocido como estudio R&R del sistema de medición por atributos, en simple, que revisado el caso nuevamente, arroje el mismo resultado (correcto o incorrecto, por ejemplo) o revisado por un experto el resultado sea concordante con el registrado, sin embargo, en una primera etapa no sería necesario desarrollarlo, a no ser que se desconfíe de los datos o arroje resultados disparatados.

En el mejor de los casos, suponiendo que los datos recolectados son fiables, podemos presentar una gran cantidad de información de manera resumida mediante gráficos.

A continuación, un listado de los gráficos más utilizados para atributos, que destaca por su simpleza al elaborarlos y claridad al transmitir información.

1. Para comparar establecer un ranking de categorías:

Gráfico de Pareto: teóricamente muestra que el 20% de las causas genera el 80% de las consecuencias o problemas, sin embargo, esta cifra nunca es tan exacta, pero de todos modos nos muestra cuáles son los mayores problemas y dónde atacar.

Fuente: Minnesota Dept. of Health, problemas en la recepción de archivos digitales.

Gráfico de Radar: parecido a una telaraña sirve para reportar el desempeño o avance en criterios múltiples durante un período uniforme.

Fuente: Vizzlo, Principales preocupaciones de los estadounidenses, comparado por sensibilidad política, simple y hermoso, mas de dos comparaciones se vuelve un caos en mi opinión.

Gráficos de barras: un clásico para agrupar datos en categorías, idealmente pocas y a tener cuidado con la combinación y uso de colores.

    2. Para mostrar categorías dentro de un conjunto

Gráfico de torta: no requiere mayor introducción, lo usamos desde el colegio y es recomendable que sea menos de 5 categorías, para que cumpla su objetivo de comunicar información de manera simple y clara.

   3. Para identificar fuentes de variación dentro del proceso

Gráfico Multi-Vari: usado para mostrar las fuentes de variación y su efecto en el proceso ya que destaca cuáles son las variables que más afectan un resultado. probablemente se use una o dos veces en la vida ya que para su interpretación se requiere un conocimiento intermedio sobre estadística y para un usuario neófito su interpretación en un informe o en un panel de resultados será chino.

 

Para interpretar, podemos ver que el tiempo total utilizado (minutos) en un tramite simple como respuesta se ve afectado por las variables Tipo de Tramite (3 tipos)  y la oficina donde se hace (3).

Este se ve afectado a la baja, para el tramite 1 por la oficina, en especial si te toca la 2 y  para el tramite 2 se ve afectado al alza si te toca la oficina 3. Para el tramite 3, los efectos de la oficina visitada son menores para el tiempo que toma.

Para una próxima entrega, Gráficos para datos numéricos

Visualización de datos, Visual Management o Visual Factory, una herramienta clásica múltiples veces versionada, un aliado del sector público.

 

Si bien se ha descrito que la visualización de datos corresponde a una de las nuevas habilidades que deben desarrollar los trabajadores incluidos los funcionarios públicos, tan nueva no es, al contrario recoge la experiencia de décadas de desarrollo donde un hito fundamental puede considerarse el tablero KANBAN, existente en múltiples fábricas que busca transmitir de manera sencilla información relevante a los operarios tales como desviaciones a los parámetros esperados o porcentaje de avance a la fecha sin tener que recurrir a la revisión de documentos complejos.

Claramente no es una tarea menor distinguir lo relevante o lo interpretable de los datos que se tiene.

Como base puede usted tomar los KPI o indicadores de desempeño establecidos como resultados esperados de los procesos que se establecen en procedimientos bajo norma ISO 9001 o el avance respecto a lo esperado en metas de desempeño colectivo.

Los pasos base son: 

1. Planificación e implementación, es decir, qué es lo que vamos a medir 
2. Medición
3. Evaluación de desempeño, acciones correctivas y mejora continua,

¿ De qué nos sirve?

• Simplifica el flujo de información, la información visual ayuda a las personas a situarse en el contexto organizacional y visualizar su esfuerzo.
• Provee información al usuario de esta evitando canales burocráticos.
• Empodera a los trabajadores, al transmitir información directa al dueño del proceso fortalece su empoderamiento y la responsabilidad.
• Facilita la retroalimentación ya que permite identificar errores de manera más sencilla.
• Incrementa la transparencia, al conocer los resultados o estado de avance permite de mejor manera entender las decisiones y que éstas se basan en evidencia más allá del tincometro de turno.
• Mejora la disciplina, al ser públicos los resultados y crea valor compartido, ya que todos los intervinientes en el proceso pueden ver el avance de este.
• Promueve la toma de decisiones basada en hechos, lo que es básico, aunque muchas veces no lo es.
• Ayuda a la mejora continua.

¿Es complejo?

Puede llegar a serlo, pero apuesto a que el 90% de los indicadores o kpi’s del sector público se basan en porcentajes de cumplimiento y en atributos por sobre datos continuos (interpretaciones), por lo que un simple gráfico de torta o de barra sería visualización de datos, mientras que para gestionar proyectos alcanza con un gráfico de bala que señale el estado actual, el esperado y el objetivo final.

Si la actualización es en linea y automatizada, muack, perfecto...me conformo con que sea mensual :(

obviamente hay herramientas más avanzadas, utilizadas en el Big Data, tales como geolocalización, cartogramas, tridimensionales y de múltiples ejes, sin embargo, SI EL USUARIO NO LO SABE INTERPRETAR NO TIENE SENTIDO HACERLO.

Como herramientas, se puede utilizar un simple Excel compartido a herramientas especificas tales como Tableau, Data Studio o Power Bi, sin embargo da lo mismo la herramienta, el queso del asunto está en la CAPTURA DE LOS DATOS, pero eso es otra historia.

 

 

 

 

 

Come un diagrama de spaghetti para mostrar redundancias.

Una herramienta de análisis y mejora de procesos es el llamado diagrama de spaghetti. Su nombre está bien ganado por la cantidad de líneas que se reflejan en el diagrama, más cercano a un plato de pasta que a los pasos de un proceso lógico y ordenado. 

Y precisamente eso busca, mostrar que los espacios y flujos de trabajo no se encuentran organizados de manera lógica y obedecen a cualquier cosa menos al sentido común y lógica de trabajo. 

En las organizaciones públicas podemos verlo a diario, los puestos de trabajo y principalmente de atención de público obedecen a enchufes y espacios para impresoras, aunque implique que un usuario peregrine por amplias plantas y diferentes pisos para un trámite regular. 

Los pasos para hacer este diagrama son:

1. En una pizarra, con post it reflejar la distribución del área de trabajo o atención de público. 

2. Trazar una línea suave, idealmente curvada (las personas no caminan como flecha recta), sin levantar el marcador que se refleje TODA su ruta o viaje del usuario si eres fifi. 

3. Si es posible calcular metros y minutos de desplazamiento. 

Como se puede ver, es una herramienta auxiliar de Lean Six Sigma o de las 5s, y puede ser aplicada en oficinas de atención de público o archivos para una correcta gestión documental. 

Adicionalmente, es una herramienta sencilla para mostrar redundancias y bucles absurdos en la gestión de documentos electrónicos o información, para lo cual es necesario lo siguiente:

1. En una pizarra, poner post it de todos los intervinientes en la gestión de un documento o informe o información o aprobación, etc. 

2. Ordenarlos según el proceso supuestamente lógico. 

3. Trazar una línea suave, idealmente curva, sin levantar el lápiz que refleje todo el ida y vuelta. 

4. Llorar por la burocracia. 

Una manera simple de identificar bucles o repeticiones como por ejemplo de vistos buenos o autorizaciones. 

Obviamente esto se puede llevar a herramientas digitales para un informe hermoso, que sólo será útil si tiene como consecuencia un reordenamiento de los espacios físicos para que posean una lógica basada en el usuario o la eliminación de redundancias burocráticas.