Las metodologías ágiles han llegado para quedarse y aunque no siempre son la mejor opción, al ser una tendencia, se busca aplicarlas a diversos ámbitos, incluida la administración pública.
Primero, señalo
que no siempre es la mejor opción ya que en la búsqueda de generar valor o
entregar el producto suele no tomar importancia a etapas claves en el contexto
de la gestión pública como por ejemplo la documentación (creación y control). En
el peor de los casos, si los desarrolladores de un sistema informático no
documentan su trabajo, sus sucesores la pasan pésimo o si se pide por ley de
transparencia respaldos a las etapas de un proyecto, se puede pasar un mal rato.
Se entiende
su aplicación en el sector privado, considerando que las metodologías ágiles
tienen su origen en las start-ups, cuyo objetivo es generar valor en el corto
plazo o aumentar rápidamente su valoración en el mercado para una venta de la
empresa (el negocio es el negocio), pero en una organización pública en que, entre
sus valores fundamentales se encuentra la transparencia y la toma de decisiones
debidamente fundadas y respaldadas, puede jugar algo en contra.
Sin
perjuicio de esto, podemos tomar lo positivo de las metodologías ágiles y
aplicarlos a los proyectos en organizaciones públicas, ya que no son fórmulas
químicas o matemáticas y como cualquier metodología, debe considerar el
contexto en su aplicación.
Luego de
este descargo de responsabilidad veamos Kanban en gestión de proyectos.
Recordemos
que un proyecto es un esfuerzo temporal para llevar adelante un producto un
servicio a un resultado único con un principio y un final claramente definido. un
proyecto, puede ser dividido en etapas o un conjunto de procesos, que
lamentablemente, no siempre es lineal, ya que cada etapa puede tomar distintas
plazos o correr en paralelo o tener que esperar que se finalice una actividad
precedente o esperar múltiples actividades precedentes, es decir, muchas de las
actividades en el sector público de implementación de nuevos procesos, sistemas
o ideas, son proyectos.
A esto hay
que sumarle, que normalmente, en una organización hay múltiples proyectos
paralelos con diferentes estados de avance, es decir el control es una chacra o
una batalla diaria con múltiples involucrados, responsables e interesados.
Un pequeño
infierno, por lo que se hace necesario un enfoque metodológico para gestionar
un proyecto o una cartera de estos, la documentación asociada y sus respectivos
avances.
El Kanban nace
en la industria japonesa como tarjetas para controlar los inventarios, en la
búsqueda de disminuir o hacer desaparecer las existencias que se almacenaban, al
ser desperdicios (mudas), considerando que es capital o valor inmovilizado de
la empresa.
En su
adaptación a la gestión de proyectos, pasa de una tarjeta adosada a una pieza o
producto, a un tablero en que se encuentran demarcadas las etapas de un
proyecto.
La división
mas usada es “POR HACER, HACIENDO, HECHO” aunque también puedes agregar
TESTEANDO antes de HECHO, en fin, puedes adaptarlo como quieras siempre que mantenga
su simpleza y refleje el avance lógico. Las tareas del proyecto se redactan en
post it para luego pegarlos en POR HACER e irlos avanzando a medida que el
trabajo fluya. es importante que se mantenga simple, por lo que no hay que
hacer tarjeta a cada detalle.
- Visualizar el flujo de trabajo.
- Identificar los productos en proceso (WIP: Work in progress)
- Limitar los WIP, para no iniciar nuevas actividades hasta que hayas avanzado algunas.
- Identificar los cuellos de botella, que normalmente está asociado a un proceso particular alguna persona.
- Inspeccionar o adaptar las etapas de un proceso.
- Finalmente, en el caso de que exista muchos proyectos en una misma etapa, ordenar por los que entreguen mayor valor, privilegiando su avance.
El Kanban puede
desarrollarse en plataformas tecnológicas especializadas para esto, como en un
sencillo Excel o simplemente en un papel mural, lo que a ti te sea útil. Si le
sumas un buen project chárter a cada proyecto, listo para el éxito.
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