Come un diagrama de spaghetti para mostrar redundancias.

Una herramienta de análisis y mejora de procesos es el llamado diagrama de spaghetti. Su nombre está bien ganado por la cantidad de líneas que se reflejan en el diagrama, más cercano a un plato de pasta que a los pasos de un proceso lógico y ordenado. 

Y precisamente eso busca, mostrar que los espacios y flujos de trabajo no se encuentran organizados de manera lógica y obedecen a cualquier cosa menos al sentido común y lógica de trabajo. 

En las organizaciones públicas podemos verlo a diario, los puestos de trabajo y principalmente de atención de público obedecen a enchufes y espacios para impresoras, aunque implique que un usuario peregrine por amplias plantas y diferentes pisos para un trámite regular. 

Los pasos para hacer este diagrama son:

1. En una pizarra, con post it reflejar la distribución del área de trabajo o atención de público. 

2. Trazar una línea suave, idealmente curvada (las personas no caminan como flecha recta), sin levantar el marcador que se refleje TODA su ruta o viaje del usuario si eres fifi. 

3. Si es posible calcular metros y minutos de desplazamiento. 

Como se puede ver, es una herramienta auxiliar de Lean Six Sigma o de las 5s, y puede ser aplicada en oficinas de atención de público o archivos para una correcta gestión documental. 

Adicionalmente, es una herramienta sencilla para mostrar redundancias y bucles absurdos en la gestión de documentos electrónicos o información, para lo cual es necesario lo siguiente:

1. En una pizarra, poner post it de todos los intervinientes en la gestión de un documento o informe o información o aprobación, etc. 

2. Ordenarlos según el proceso supuestamente lógico. 

3. Trazar una línea suave, idealmente curva, sin levantar el lápiz que refleje todo el ida y vuelta. 

4. Llorar por la burocracia. 

Una manera simple de identificar bucles o repeticiones como por ejemplo de vistos buenos o autorizaciones. 

Obviamente esto se puede llevar a herramientas digitales para un informe hermoso, que sólo será útil si tiene como consecuencia un reordenamiento de los espacios físicos para que posean una lógica basada en el usuario o la eliminación de redundancias burocráticas.