Calendarización, Presupuesto y Gestión del Riesgo: las tres patas de la planificación de un proyecto

 La planificación de proyectos en el sector público puede volverse una tarea bastante ingrata si no se consideran los aspectos principales para gestionarlos de manera correcta.

Debemos considerar que previo a planificar el proyecto, se han cumplido aspectos básicos tales como, identificar un proyecto, tener la aprobación de este, su alcance, sus metas u entregables, el equipo, conocer sus STAKEHOLDERS y plasmarlo idealmente a través de un Project Charter

Luego, viene la tarea de poner las manos a la obra, para lo cual  tenemos que considerar 3 grandes aspectos en la planificación de proyectos, estos son:

1. Calendarización: esto nos permite entender la fecha de entrega de cada una de las etapas del proyecto, nos permite identificar cuellos de botella y etapas clave para el éxito y entrega oportuna del proyecto.
2. Presupuesto: es la parte más compleja de reflejar en un proyecto del sector público, sobre todo de un proyecto local de un servicio, en que se utilicen recursos internos, cómo puede ser las horas hombres si interfieren personas de diferentes departamentos, mientras que la parte monetaria es fácilmente identificable y controlable dadas las restricciones presupuestarias y de control en el gasto de recursos en áreas que no tienen acceso directo a caja chica.
3. Gestión del riesgo: es la búsqueda aquellos peligros que pueden afectar el cumplimiento del proyecto, con su identificación y mitigación respectiva, mediante su traslado o la toma de medidas adecuadas o su simple aceptación

Obviamente una modificación en la calendarización del proyecto, implica un aumento de riesgos y aumento del presupuesto, como una modificación presupuestaria implica adaptar fechas y riesgos, en un malabarismo constante.

Una correcta planificación nos ayuda a entender el orden de actividades necesarias para alcanzar el éxito, por lo que necesariamente debe realizarse en conjunto con el equipo, de la manera que cada miembro entienda cómo afecta su trabajo a los otros, se establezcan claramente las responsabilidades y fecha de entrega, además que el trabajo en conjunto permite que el compromiso grupal o lo que los frufrú llaman "engagement" se fortalezca.

La planificación de proyectos y sus 3 grandes aspectos son aplicables a metodologías ágiles, proyectos waterfalls o lineales, como a enfoques mixtos, Por lo que tener los correctamente documentados puede salvar traseros.