5 s digitales

 

A medida que la digitalización cubre cada aspecto de nuestra vida, con una aceleración a causa del teletrabajo, la inmensa cantidad de documentos, archivos, base de datos o mails importantes producidos (todos son e-docs) se han desperdigado por webs, carpetas, repositorios, nubes, sin orden lógico ni planificación posible, dejando en manos de los funcionarios o al mismo azar aspectos tales como protección de datos, respaldo y seguridad de la información.

Si a esto sumamos la falta de una gestión documental digital integral que señale plazos de eliminación o expurgo, tenemos una bola que no para de crecer.

Las 5s son una de las múltiples herramientas que recogen las metodologías de mejora continua como puede ser Kaizen, TQM o Lean, la cual nace aplicada al ordenamiento del espacio físico de trabajo, sin embargo, el objetivo de eliminar las barreras que permitan un trabajo eficiente mediante la limpieza, orden y estandarización del área de trabajo también puede ser aplicable cuando este se desarrolla en espacios virtuales de manera que entregue un área de trabajo que promueva la fluidez y agilidad en su desarrollo.

Las 5s en espacios físicos busca mantener sólo aquellos elementos necesarios para la generación de valor, en las 5s digitales se traslada la idea con el fin de evitar la acumulación excesiva de información que no genere valor en desmedro de la información valiosa para los usuarios. Estas son:

• Clasificación (Seiri): suprimir lo innecesario, eliminar los documentos de texto no oficiales o los múltiples borradores que no deban tenerse de respaldo junto con establecer los metadatos a usar.

• Orden (Seiton):  situar lo necesario, establecer criterios de archivo comunes (metadatos), con la profundidad de niveles necesarios sin llegar al absurdo de una "matrioska" de carpetas.

• Limpieza (Seiso): suprimir suciedad, editar nombre de archivos para que reflejen lo que realmente son, nunca mas "Tabla (8) o Copia de Documento (2)", generar los metadatos necesarios y  que su ubicación sea concordante con esto.

• Estandarización (Seiketsu): Establecer formalmente y documentar las mejores prácticas que se reflejan en el nuevo proceso de archivo de documentos digitales.

• Disciplina (Shitsuke): es quizás el momento más difícil, hacer que las personas con distintos niveles de manejo de herramientas computacionales continúen con lo estandarizado, sin embargo, es clave para que el esfuerzo previo no haya sido en vano.

Obviamente, su implantación puede gestionarse como un proyecto, con un testeo o piloto previo a una implementación generalizada para reparar pifias o detectar problemas a tiempo.

Puede considerarse que parte de suprimir lo innecesario parte por identificar lo necesario, haciendo un solo paso para esto y que para la clasificación masiva se requerirá apoyo computacional para automatizar la asignación de metadatos, siendo clave, una correcta estandarización de la gestión documental (creación, metadatos, uso y archivo) lo que lamentablemente es habitualmente un paso olvidado en el trabajo diario, sobre todo a medida que se hace popular el trabajo colaborativo y espacios virtuales compartidos.

Finalmente, si uno es más perspicaz, puede ser una justificación del punto de vista del "management" y la ingeniería para "metadatizar" nuestra producción de información, lo que nos otorga una correcta gestión de documentos electrónicos y nos puede servir a futuro para hacer análisis de datos normalmente ignorados.