LEAN: Mudas o desperdicios, su adaptación desde la industria a la administración pública.

 Anteriormente habíamos hablado de Lean Government o Gobierno Optimizado, la adaptación de Lean Six Sigma a nuestro trabajo en el Estado.

Recordemos que el principio es maximizar el valor a nuestros usuarios o ciudadanos, mediante la eliminación de todas las actividades que no generen valor o que no ayuden a generarlo.

Aquellas actividades que no generan valor en cada proceso ni ayudan a esto, pero que consumen igualmente recursos, las llamaremos MUDAS cuya traducción del japonés equivale a desperdicios. Como puede entenderse de buenas a primeras, evidentemente no son las mismas MUDAS en una industria de neumáticos que en un servicio publico fiscalizador, pero esto no implica que el servicio no incurra en practicas que no agregan valor.

A continuación presentaremos las MUDAS de Ohno e Imai y su adaptación al gobierno:

Muda	Adaptación
Sobreproducción	Hacer documentos que no se encuentran con aprobación final que deben ser corregidos a posteriori, No lectura y aplicación de formatos pre establecidos.
Esperas	Esperas largas para aprobar documentos sencillos esperas para reuniones, des priorización de actividades por una de las partes
Transportes / Movimientos innecesarios	Recolección de firmas, pasear documentos ya sea por estafeta o correos innecesarios para vistos buenos
Inventarios	Creación de múltiples copias, acumulación de papeles sin uso adecuado del archivo (Mal de Diógenes de oficina) que dificulta la búsqueda del correcto.
Defectos	Documentos con errores, compras innecesarias, estructura inflexiblemente burocrática
No utilización del talento de las personas	Que se puede agregar…cuantos profesionales con buena formación haciendo poco, se puede destacar el recurrir a Consultoras para solucionar algo sin mirar el talento en casa
Falta de foco en el cliente usuario	Es el principal, aunque se ha cambiado mediante metodologías de innovación (Desing Thinking) es mirar hacia la estructura jerárquica antes que al cliente interno /externo (ciudadano)
Comunicación poco clara	Lenguaje complejo o excesivamente legalista sin foco en la comprensión del ciudadano
Variación	Ningún trabajo es igual al otro o Resolución igual a otra, dependiendo de la expertise del ejecutante sobre una estandarización pensada en el usuario.

Evidentemente hay mas y cada miembro de la administración publica puede agregar a una lista interminable, la cuestión es identificarlas en cada uno de los miles de procesos existentes y que hacer con ellas desde nuestra posición.