Ordena tu teletrabajo con Kanban.

Con la llegada de la oficina a nuestras casas, lamentablemente han desaparecido los límites entre el trabajo y el hogar, como también los horarios y a su vez los dormitorios y cocinas del mundo parecen haber sido invadidos por montañas de documentos y apuntes.

Como estamos dolorosamente aprendiendo, una de las principales dificultades es la organización de tiempo y espacios de trabajo, por lo que a continuación se ofrece una herramienta bastante simple que puede ayudar a gestionar tu jornada de manera eficiente y eficaz en la medida de lo posible, facilitando el día a día, en medio del vendaval que nos ha tocado vivir.

Kanban

El tablero Kanban es asociado a plantas productivas y aunque en un principio nace como una herramienta del TPS y JIT en Japón, utilizado para gestionar el “flujo” productivo, también puede ser usado en actividades diarias como bien lo saben quiénes utilizan esta herramienta en la gestión de proyectos.

Si consideramos que el trabajo diario es un “proceso”, es decir, una serie de tareas y actividades para conseguir un resultado deseado, nuestro flujo está compuesto por insumos de información y documentos entre otras cosas y su obtención o espera puede originar retrasos, productos en proceso, desperdicios (doble trabajo, por ejemplo) y dolores de cabeza.

Kanban nos puede ayudar a simplificar y ordenar con unos simples pasos. Para utilizar Kanban debemos considerar lo siguiente:

• Visualizar el flujo de trabajo, que para efectos de una organización básica de nuestro teletrabajo puede ser: 1. PARA HACER → 2. HACIENDO → 3. HECHO
• Limitar los productos en proceso, es decir, limitar el número de actividades que   estás “haciendo” (iniciadas y no terminadas) como también el tiempo dedicada a cada una, intentando que sea menor a lo que tú crees que puedes hacer en un día normal de oficina, lo que puede traducirse en nuestro Kanban en no permitir que tu número de actividades en etapa “HACIENDO” sobrepase cierto número, no iniciando actividades o tareas “PARA HACER” mientras no pasen cierto número de actividades de “HACIENDO” a “HECHO”
• Finalmente medir y mejorar el flujo, identificando las actividades complejas, estableciendo nuestras “mejores prácticas” y estandarizando lo que hacemos bien.

El aspecto visual es altamente practico para facilitar la comprensión rápida de un tema e identificar problemas como cuellos de botella, por lo que recogiendo herramientas del Visual Management podemos desarrollar un tablero Kanban en nuestro hogar, con una pizarra o cartulina como tablero y algunos post-it, de la siguiente forma:

•  Dividir en las etapas de nuestro trabajo en el minino posible, idealmente en etapas genéricas y,
•  Agregar las tareas y actividades por medio de post-it.

Con el Kanban ya desarrollado podemos aprender a priorizar nuestras actividades, rediseñar nuestro horario, recordar visualmente tareas atascadas y principalmente dominar el flujo de trabajo y que este no nos domine a nosotros.

Fuente: Getting Started with Kanban by Paul Klipp