Es común que en las organizaciones ya
sean públicas o privadas, exista una falta de control respecto a la información
que se gestiona, tanto en aspectos de creación, recepción y rastreo muchas
veces originado en el entendimiento mismo sobre que es gestión documental .
Los gestores documentales o
archivistas, de acuerdo con International Council of Archives (ICA) son “responsables
por velar por la salvaguarda y el acceso a los documentos de archivo. Sin
embargo, en algunas organizaciones y países, el Gestor Documental es la persona
que se encarga de la protección de los documentos desde el momento en que
son creados hasta la etapa en que se vuelven "documentos de archivo” (International
Council on Archives, 2021).
Asimismo, ICA establece que los
documentos o records en inglés, son “el subproducto documental de las
actividades que desarrolla el hombre y son conservados a largo plazo por su
valor testimonial.”
Para profundizar más allá de una
definición y traducción academicista, se puede considerar lo señalado por Cruz
Mundet, quien describe sus
elementos caracterizantes tales como que un documento se encuentra en un
soporte que lo materializa, transmite información y tiene una forma de
registrar esa información en el soporte y desde el punto de vista archivístico
cuenta con elementos diferenciadores tales como su carácter seriado, con una
génesis determinada, exclusivos en contenido e interrelacionados en conjunto.
Finalmente, sus
características definitorias y diferenciadoras: la autenticidad
entendida como la capacidad del documento de valerse a sí mismo para probar
“que es lo que pretender ser”, la fiabilidad entendida como que el documento
representa de manera fiel los hechos sobre los que da fe y finalmente la
integridad (que no tiene alteraciones) y manejabilidad de este, permitiendo su
acceso y recuperación.
Respecto al documento electrónico, de acuerdo
a ICA“un documento electrónico es información registrada producida o
recibida durante la iniciación, desarrollo o terminación de una actividad
personal o institucional y que incluye contenido, contexto y estructura
suficientes para servir como testimonio de esa actividad”, asimismo señala
ICA que es un concepto amplio ya que puede abarcar distintos tipos de formas y
representaciones siendo cada vez más frecuentes las bases de datos relacionales
y documentos compuestos.
Por su parte Archives New Zealand, define
el documento electrónico simplemente como “un documento que ha sido creado
de forma digital” , mientras la
legislación chilena lo define como “toda representación de un hecho, imagen
o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y
almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior”.
Sin profundizar en que definición se
pueda sentir más cercana, es un hecho innegable que en el contexto de la
administración pública y sus procesos burocráticos, el documento o record
juega un papel fundamental como detonante de procedimientos o conductor de
información ya sea desde el tradicional papel o el registro electrónico
mediante una petición telemática desde o hacia la administración.
En el caso chileno, los esfuerzos en
dotar de fuerza al documento electrónico se pueden ver reflejados en la
plataforma Doc Digital, plataforma en línea que sirve como conductor de
documentos electrónicos entre los organismos del Estado o la plataforma Simple,
utilizada para modelar procesos en busca de simplificarlos y automatizarlos,
asimismo el Archivo Nacional ha desarrollado procedimientos con un foco
especifico en los documentos electrónicos como por ejemplo para la elaboración
de un cuadro de clasificación, un procedimiento para la valoración y retención
documental y un instructivo de trasferencia al Archivo Nacional de documentos
electrónicos, sin embargo ninguno de los ejemplos anteriormente mencionado son
de uso o cumplimiento obligatorio, dependiendo de la voluntad de los cientos de
administradores y jefes de servicio de la amplia administración pública
chilena.
Estos esfuerzos mencionados pueden
ayudar a mejorar a las organizaciones considerando que se debe partir de que
una correcta gestión documental ayuda a ser mas eficientes, a determinar
responsabilidades, apoyar a la toma de decisiones y contribuir a la
transparencia. Asimismo, ayuda en caso de eventos fortuitos como pueden ser
auditorias o casos de fuerza mayor como desastres naturales, entrega insumos de
rápido acceso en situaciones judiciales cuando se hace de manera correcta junto
con proteger los intereses de los ciudadanos e historiadores del futuro, SIENDO CLAVE EN SITUACIONES RELACIONADAS CON LOS DDHH, por lo
tanto, es clave promover su correcta gestión.
Para su gestión podemos considerar diferentes enfoques, siendo los mas comunes las Normas ISO 15489 y 30300, pero hablaremos de eso en otra ocasión.
QUE QUEDE CLARO, UN DOCUMENTO NO ES SOLO UN PAPEL
Los
documentos electrónicos poseen características especiales por lo que citando a
Delgado-Gómez (2011), las definiciones
tradicionales no pueden sernos del todo útiles ya que en espacios virtuales
estos pueden no tener una forma fija y un contenido estable, pudiendo redefinir
el concepto de documento como el resultado de procesos de comunicación.
Asimismo,
el profesor Delgado-Gómez profundiza en esta idea distinguiendo entre el
documento analógico y el electrónico, ya que, aunque cumplen igual función, el
primero tiene forma fija y estable, mientras que el segundo, citando a Iacobino
“es un conjunto desagregado y distribuido de datos e instrucciones.” .
Además debe entenderse que, un
documento físico típico como como una factura puede ser identificado por una
fila en una tabla, pero su contenido en una base de datos con un esquema
normalizado puede estar repartido en varias tablas asimismo, cada uno de los datos que la componen puede tener una valoración
distinta dependiendo de los departamentos a cargo, con obligaciones de
conservación o eliminación diferentes, pudiendo tornarse ingobernable.
